对于那些想寻找一个简单的数据库管理系统的用户来说，微软旗下的Access数据库也许是可以让其眼前一亮的工具。

　　数据库基本定义

　　Access是Microsoft 365套件工具随附的强大生产力工具，该工具允许用户创建以有组织的结构存储信息的自定义数据库，还提供用于创建自定义表单、表格和SQL查询的可视化界面。可以使用可视形式或基本电子表格界面将数据输入该数据库。可以从其他程序(包括Web 服务)浏览、搜索和访问存储在Access数据库中的信息。在这个数据库中，用户可以记录、查看、编辑和跟踪数据。用户甚至可以建立数据之间的关系。除了存储大量信息外，它还便于在不同平台上轻松检索和使用数据。该数据库还支持与其他工具的集成，以实现轻松的数据同步。它的一些主要组件是表格、表单、报告和查询。

 

　　数据库基本功能

　　1.表格

　　该数据库表格看起来类似于包含行和列的Excel表格。但在该数据库中，行和列被称为记录和字段。此外，它以不同于电子表格的方式存储数据。用户应该创建一个表来跟踪每种信息。这个过程被称为规范化。它可以帮助用户避免冗余并使数据库变得灵活。

　　2.查询

　　查询的功能是从表中检索满足特定条件的数据。用户还可以使用它来执行一些预定义的计算。在Access桌面应用程序上，用户可以使用查询同时更新或删除多条记录。查询可以有两种类型：选择查询和操作查询。虽然选择查询允许用户查看、复制和打印检索到的数据，但操作查询可以使用数据执行任务。

　　3.关系

　　顾名思义，当添加多个表时，可以实现它们之间的关系或连接。可以通过三种方式确定表之间的连接，它们分别是一对一、一对多和多对多。

　　4.宏

　　宏是一种工具，可自动执行任务并向各种数据库部分(包括表单、报表和控件)添加功能。它是一个自动执行手动任务的程序，例如在Access 中打开报表、运行查询、复制粘贴和表格格式设置等，这些都是用户经常执行的操作。

 

　　5.表单

　　该数据库的表单允许用户一次查看、输入和编辑一行的数据。表单通常包含用于执行其他任务的命令按钮和控件，例如将数据发送到另一个工具。使用表单，用户可以控制某人如何与数据库信息交互。用户可以在Access Ribbon 菜单的Create选项卡上找到表单创建工具。在这里，用户可以通过设计一个空白表格来设计用户自己的表格。但最好的选择是通过表单向导。

　　6.报告

　　用户可以使用数据库报告来格式化、编译和呈现数据。通常，它包含特定问题的答案。随时运行报告以获取更新的数据库信息。格式化报告以最有效的方式呈现数据也是可行的。用户可以将其格式化以供查看、打印、导出或作为电子邮件附件发送。

　　7.模块

　　模块是一组向数据库添加功能的声明和过程。这些语句作为一个单元放在一起。用户必须使用 VBA 语言来编写模块。可以有类模块或标准模块。类模块与表单和报表相关联，而标准模块不附加到任何对象。

　　数据库功能

　　1.该数据库可以包含一个或多个表来保存数据

　　在Access中，数据存储在表格中(很像电子表格)。一个表可以包含许多字段来分隔数据。可以为不同的数据类型设置表中的字段，并允许或阻止用户输入某些信息。Microsoft Access 数据库可以包含多个表，用户可以通过关键字段关联这些表。

　　2.可以从Excel 和其他数据库中导入数据

　　用户可以将数据从Excel导入该数据库或其他外部数据库。在该数据库中，用户还可以链接到外部数据库，而不是导入数据。使用链接表时，用户仍然可以创建查询和报告。

　　3.可以为数据输入或查看创建表格

　　用户可以创建 Access 表单以充当在表中输入或编辑数据的前端。该数据库可以包含多个表单，显示不同的字段。表单可以一次显示一条记录，也可以显示多条记录。用户可以自定义表单的外观并包含导航按钮。

 

　　4.用户可以设计和运行查询以检索数据

　　在Access中，用户可以创建查询以显示与特定条件匹配的数据。保存和重复使用查询并将它们用作报告源或将它们导出到 Excel 很简单。该数据库提供几种类型的查询，包括：选择查询、删除查询、更新查询、进行表查询、追加查询以及交叉表查询。

　　5.报告可以设计和打印或输出为 PDF

　　访问报告与Excel报告不尽相同。它们可以包括来自一个或多个表的多个字段，并包括分组、小计和总计。用户还可以将报告导出为PDF格式。访问报告可以包括公司徽标、分隔记录的行甚至子报告。

　　6.该数据库可以通过宏实现自动化

　　Access包括一个宏设计器，用于创建宏以自动执行重复性任务。该数据库可以使用 VBA 实现自动化，用户还可以通过在VBA中编写宏来自动化Access。Access是唯一提供两种方法来设计和运行宏的Office程序。

　　7.用户可以使用SQL与数据库交互

　　用户还可以使用SQL(结构化查询语言)与Microsoft Access进行交互。用户可以选择用 SQL编写查询或使用查询设计网格。较新版本的Access 在后端使用SQL。

　　以上介绍的是该数据库的七大功能和用途。综上所述，基于微软平台的知名度以及该数据库的多样化功能，其给用户带来的益处相当显著。

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